Hyvä tiedottaja kysyy tyhmiä

Lannistumaton tiedottaja haastattelemassa insinööriä.
Taustalla firman uusi teknologinen läpimurto.
Teknologiafirma oli kova koulu tiedottajalle.
 
Piti pärjätä poikien kanssa ihan kuin koulussakin aikanaan. Pojat olivat vieläkin päätä pidempiä, mutta nyt he olivat myös insinöörejä. Teoreettisia heppuja, joilla oli syvällinen tietämys omasta erikoisalastaan.

Kerro niille sitten, että viestinnän pitää olla yleistajuista. Jotta sai aikaan ymmärrettävän ja kiinnostavan uutisen tai tiedotteen, täytyi pitää letit kireällä ja katse tiukkana. Muuten tuli tönäistyksi teknologiajargonin kuralätäkköön.

Jutun kirjoittamiseen oli kaksi vaihtoehtoa. Ensimmäisessä haastattelin insinööriä ja kirjoitin jutun. Toisessa insinööri kirjoitti ensimmäisen version ja minä editoin. Molemmissa tapauksissa versiot singahtelivat sähköpostista toiseen monen päivän ajan. Lusikkansa soppaan työnsivät vielä cc-kenttään lisätyt asianosaiset. Lopputuloksena oli kommenttien kommenttien kommentteja. 

Mitä nyt ollaankaan tekemässä?


Ongelmaksi, anteeksi - haasteeksi - muodostui käsitys tekstityypistä. Kun kirjoitetaan suurelle yleisölle tarkoitettua uutista, täytyy yksinkertaistaa, tiivistää ja jättää jotain sanomatta. Kaikkea ei voi kertoa. Se voi tehdä kipeää insinööreille, jotka olivat kehitelleet tuotetta hartaasti, ja joille sen kaikki ominaisuudet ovat yhtä rakkaita. He olivat tottuneet kirjoittamaan toisille asiantuntijoille suunnattuja teknisiä dokumentteja, joista ei yksityiskohtia ja lyhenteitä puuttunut.

Mitkä asiat kannattaa tehdä selväksi ennen kuin ryhdytään kirjoittamaan yleistajuista juttua insinöörien kanssa? Kuvitellaan vaikka, että tarkoitus on laatia kirjoitus firman uudesta teknologisesta läpimurrosta, olkoon se nimeltään vaikka Ryxpö 2.0.  

Kun ryhdyt työhön, korosta, että:
 

1. Uutinen ei ole sama asia kuin tekninen dokumentti 


Tämä sangen itsestäänselvyydeltä tuntuva asia ei ole kirkkaana mielessä kaikilla insinööreillä. Asia kannattaa siis keskustella läpi jo ennen kuin kirjoitustyöhön ryhdytään. Sillä torpataan yleinen ”Tässä jutussahan ei ole nyt lueteltu kaikkia Ryxpö 2.0:n teknisiä ominaisuuksia ja innovatiivisia mahdollisuuksia. Otsikkokin kertoo vain yhden featuren ja antaa väärän käsityksen tuotteesta”- argumentti. 


2. Tiedottajana sinun täytyy kysyä tyhmiä kysymyksiä


On hyvä, että tiedottaja ei ole yhtä syvällä sisällä kehiteltävän teknologian syövereissä kuin insinöörit. Vain silloin osaa esittää olennaisia kysymyksiä, kuten Miten Ryxpö 2.0 toimii ja miksi se tarvittiin? Mitä hyötyä Ryxpö 2.0:ssa on firmallemme? Entä kuluttajalle? Miksi Ryxpö 2.0 on parempi kuin kilpailijan vastaavat tuotteet?

Kysymykset saattavat tuntua pitkään Ryxpö 2.0:n parissa työskennelleen insinöörin korviin tyhmiltä. Saatat saada vastauksen "Ryxpö 2.0:han tunnetusti enabloi saumattomasti vertikaalisen integraation. Johan niin luki siinä setissä, jonka sinulle lähetin". Älä lannistu, vaan kysy seuraava kysymys.

3. Oli kyse kuinka teknisestä vekottimesta tahansa, sen ympärille täytyy laatia tarina, jotta  merkitys kirkastuu kohdeyleisölle


Tekniset yksityiskohdat tietää insinööri, tarinan laatii tiedottaja. Tiedottaja on kuin kätilö. Hänen täytyy ottaa insinööriä hellästi kädestä ja auttaa ponnistusvaiheessa varovaisilla kysymyksillä kuten: Mihin isompaan kokonaisuuteen Ryxpö 2.0 kuuluu? Kun Ryxpö 2.0 on valmis, mitä osaa se näyttelee, uudessa, paremmassa maailmassa? Kenen  elämä mullistuu Ryxpön 2.0:n myötä. Näin synnytetään tarina.




Kommentit

  1. Hyvää ja mukavaa tekstiä. Ja kyllähän se valaisi ainakin minunlaista elämäntapanörttiä. Joitakin tosin kiinnostaa enemmän se, mitä uutta on konepellin alla, ei kuinka se kulkee tasaisemmin kuin ennen.

    Olenkin alkanut panostamaan tuohon otsikointiin, en siihen, että se sisältäisi kaiken mahdollisen. Tuskaa se tuottaa, mutta on kohdallani ehkä mahdollista :)

    VastaaPoista
  2. Kiitos palautteesta. Tässä jutussa käsittelin lähinnä teknologiaa koskevaa yleistajuista viestintää, jonka pitäisi aueta kaikille. Tekninen asiantuntijaviestintä onkin ihan oman lukunsa.

    VastaaPoista
  3. Todella hyvin kiteytetty. Tuli ihan deja vu -tunne ;-) Olemme kenties olleet samanlaisessa tilanteessa.

    VastaaPoista
  4. Samoin, oikein tutulta kuulostaa :) Hyvä aihe nostaa tapetille!

    VastaaPoista
  5. Mainio kirjoitus! Teknologiajargonin kuralätäköt ovat kovin tuttuja. Teknologiaviestintä on haasteellinen mutta onneksi myös kiehtova työsarka.

    VastaaPoista
  6. Hyvä hyvä! Meillä Meditassa on jaoteltu kahta asiaa. Aina on perehdyttävä etukäteen niin hyvin kuin on mahdollista, mutta niin tyhmä ei pidä olla, että esittäisi kaikentietävää, kun edessä on kyseisen asian oikea tuntija.

    VastaaPoista
  7. Huutonaurua! Ja niin tosiaan on, että Humanisti vs. insinööri -näytelmää esitetään monessa firmassa teemalla Tiedottaja vs. asiantuntija.

    VastaaPoista

Lähetä kommentti